複数店舗・複数拠点のシフト管理を一元化する方法
2店舗目・3店舗目と事業を拡大していくにつれて、シフト管理の複雑さは急増します。各店舗でバラバラにシフトを管理していると、情報の共有漏れ、掛け持ちスタッフの重複配置、全体の人件費の把握困難など、さまざまな問題が生じます。
この記事では、複数店舗・複数拠点のシフト管理を効率化するための具体的な方法を解説します。
複数店舗のシフト管理で起きがちな3つの問題
問題1：掛け持ちスタッフの重複シフト
複数の店舗で働くスタッフが、同じ日・同じ時間帯に別々の店舗からシフトに入れられてしまうトラブルは、多店舗展開でよく起きます。各店舗が独立してシフトを管理していると、このような重複を防ぐ仕組みが存在しません。
問題2：全体の人件費・稼働状況が見えない
店舗ごとにExcelや別々のツールでシフトを管理していると、全店舗の合計稼働人数や人件費を把握するには各店舗からデータを集めて集計する作業が必要になります。経営判断に必要なデータが即座に取れない状態です。
問題3：店舗間でのルール・フォーマットがバラバラ
各店舗がそれぞれ独自のシフト表フォーマットや管理ルールを持っていると、スタッフが異動・ヘルプに来た際に「使い方がわからない」という問題が起きます。また、本部からの指示やルール変更が全店舗に徹底されにくくなります。
一元管理を実現するための3つのステップ
ステップ1：「組織（店舗）」単位での管理を導入する
ツールを選ぶ際には、複数の店舗・拠点を「組織」として独立管理しながら、全体を一人の管理者が俯瞰できる機能を持つものを選びましょう。
シフぽちでは複数の組織（店舗）をそれぞれ独立して管理できます。各店舗のシフトは独立していますが、管理者は全店舗のシフト状況を一元的に確認できます。
ステップ2：掛け持ちスタッフの重複防止を自動化する
掛け持ちスタッフが複数の組織に登録されている場合、シフぽちでは同じ日に別々の組織でシフトが重複しないよう自動的に防止します。手動でダブルチェックする手間がなくなります。
ステップ3：共通のルールと勤務体系を標準化する
全店舗共通の勤務体系（早番・日勤・遅番など）とシフト管理ルールを標準化することで、スタッフが異動・ヘルプに来た際のオンボーディングがスムーズになります。
店舗ごとの独立性と全体管理のバランス
複数店舗の管理で重要なのは「店舗ごとの独立性」と「全体の可視性」のバランスです。
各店舗の店長は自店舗のシフトだけを編集・閲覧できればよく、他店舗の詳細情報にアクセスできる必要はありません。一方でオーナーや本部スタッフは全店舗の状況を俯瞰できる必要があります。
シフぽちの権限管理では、「編集権限」「閲覧権限」を役割ごとに設定できるため、各店舗の担当者には必要な範囲のアクセスだけを付与することが可能です。
まとめ
複数店舗のシフト管理を効率化するには、各店舗をバラバラに管理する状態から脱却し、一元管理の仕組みを導入することが不可欠です。掛け持ちスタッフの重複防止、全体稼働の可視化、ルールの標準化——これらをすべて手作業で実現することには限界があります。
シフぽちは複数店舗・複数組織の独立管理と掛け持ちスタッフの重複防止に対応した、完全無料のシフト管理ツールです。