飲食店のシフト管理を効率化する方法｜店長の負担を減らす5つのコツ

「毎月のシフト作成に何時間もかかる」「アルバイトが締め切りを守ってくれない」「急な欠勤のたびに代わりを探すのが大変」——飲食店の店長なら一度は経験したことがある悩みではないでしょうか。

飲食店のシフト管理は、他の業種と比べて特に複雑です。パート・アルバイト中心の人員構成、ホール・キッチンの役職別人員配置、ランチ・ディナーのピークタイムに合わせた時間帯管理など、考慮すべき要素が多く、担当者の負担が大きくなりがちです。

この記事では、飲食店のシフト管理に特有の課題と、それを解決する具体的な方法を解説します。

飲食店のシフト管理で起きがちな5つの課題

学生アルバイトはテスト期間や部活の予定、パートスタッフは家庭の事情など、シフト希望の内容が毎月変わりやすいのが飲食店の特徴です。締め切りを設けても全員が期限通りに提出することはほぼなく、催促に時間を取られて肝心のシフト作成に入れないという状況が繰り返されます。

飲食店では「ホールに2名・キッチンに2名」のように、ポジション別の人員を確保する必要があります。全員の希望を集めたあとで「キッチンに入れるスタッフが足りない」と気づき、最初からやり直しになるケースも珍しくありません。

シフトが確定したあとも、体調不良や急な予定変更で「やっぱり休みたい」という連絡が入ることがあります。代わりに出勤できるスタッフを個別に電話・LINEで当たる作業は、管理者の貴重な時間を大幅に奪います。

「自分だけ週末に多く入っている」「夜の遅い時間帯ばかり割り当てられる」——シフトの不公平感はスタッフのモチベーション低下や離職につながります。手作業でシフトを組んでいると、気づかないうちに特定のスタッフに負担が偏りがちです。

「シフトの組み方は店長の頭の中にしかない」という状態になっていませんか？担当者が変わるたびにゼロから学び直しが発生し、引き継ぎに多大な時間がかかります。

「毎月25日までに翌月分を提出」「締め切りを過ぎたらこちらでシフトを決定する」というルールを全スタッフに周知し、書面やLINEグループで明示しておきましょう。ルールが曖昧なままだと、催促が毎月の恒例作業になってしまいます。

シフトを組む前に、時間帯別の必要人数をポジションごとに確定させましょう。「ランチ（11〜14時）：ホール2名・キッチン2名」「ディナー（18〜22時）：ホール3名・キッチン2名」のように数値化しておくことで、何人足りないかが一目でわかり、スタッフへの交渉も具体的にできます。

「休みたい日を申告してください」という方式だと、出勤可能な日の全体像が把握しにくくなります。「出勤可能な日を教えてください」という方式に切り替えるだけで、シフトを組む際の選択肢が広がり、調整がスムーズになります。

Excelや紙で手作業管理している場合は、シフト管理ツールへの切り替えが最も効果的な効率化です。ツールを使うと以下の作業が自動化・省力化されます。

シフぽちであれば、ホール・キッチンなど役職ペアの配置条件や時間帯別の必要人数をルールとして設定しておくだけで、条件を満たすシフトをワンクリックで自動生成できます。スタッフはアカウント登録不要の専用URLから出勤可否を回答できるため、「アプリを入れてもらえない」という問題も解決します。

「毎月25日の午前中はシフト作成の時間」のように、作業日と時間を固定することで、他の業務に追われながら隙間でシフトを組む状況を避けられます。担当者以外でも対応できるよう、手順をドキュメント化しておくと属人化の解消にもなります。

飲食店のシフト管理を効率化するカギは、「ルールの明文化」と「ツールによる自動化」の組み合わせです。どれだけ優れたツールを使っても、提出ルールが整っていなければ催促作業はなくなりません。逆に、ルールを整えてもExcelや紙での手作業が続く限り、計算ミスや公平性の維持に限界があります。

シフぽちは飲食店の複雑な人員配置条件に対応した無料のシフト管理ツールです。まずは無料で試して、毎月のシフト作成にかかる時間がどれだけ変わるか確認してみてください。